Referensgrupper för Värmeforskprojekt

Referensgrupper inom Värmeforsks projekt är de som tillsammans med projektledaren driver projektet.

Tillsättning

Vid alla större projekt skall forskningsgruppen tillsätta speciella projektreferensgrupper. Ledamöter i projektreferensgruppen bör väljas som har specialistkompetens inom aktuellt projektområde. Inga formella bindningar bör finnas mellan projektledaren och referensgruppsdeltagare. En ansvarig person skall också utses för referensgruppen.

En kontaktperson för projektet, som är ledamot av forskningsgruppen, skall också alltid utses vid projektbeslut. Önskvärt är att denna person även kan delta i projektreferensgruppen. Kontaktpersonen ansvarar för att lägesrapport lämnas från projektledaren inför varje forskningsgruppsmöte. Lägesrapport kan vara muntlig eller skriftlig.

Forskningsgruppen kan fatta beslut att kontaktperson eller referensgrupp ej behöver tillsättas om särskilda skäl föreligger exempelvis för små projekt.

Roll och arbetssätt

Föreliggande avsnitt anger referensgruppens (eller kontaktpersonens om referensgrupp saknas) uppgifter och befogenheter.

Referensgruppens syfte

Referensgruppen för ett Värmeforskprojekt utgör en förstärkning till forskningsgruppen och skall följa projektet mer i detalj. Genom att på detta sätt följa upp att projektet genomförs enligt projektplanen skall kvalitén säkras och projektet snabbare kunna godkännas av forskningsgruppen.

Referensgruppens uppgift

Referensgruppen har i huvudsak en rådgivande funktion med följande uppgift:

Precisera och kontrollera att inriktningen av arbetet ligger inom ramen för projektbeslutet. Anser referensgruppen att omprioriteringar av inriktningen eller genomförandet bör göras inom ramen för syftet och projektramen skall ordföranden och Värmeforsks kansli informeras.
Följa projektet och tillse att detta följer projektplanen. Om avvikelser upptäcks skall detta omgående och skriftligt rapporteras till Värmeforsk.
Granska delrapporter och slutrapport mot projektplanen och Värmeforsks bestämmelser för rapporter. Eventuella synpunkter delges projektledaren i första hand alternativt Värmeforsks kansli.
Ansvarig person i referensgruppen, även kallad sammanhållande, fyller i och skriver under blanketten ”Utvärderingskriterier för rapporter” när gruppen granskat slutrapporten. Blanketten finns att ladda hem på Värmeforsks webbplats. Sammankallande ska även informera forskningsgruppen om avvikelser i projektets fortlöpande.

Det är även önskvärt att referensgruppsdeltagarna:

Bistår projektet med expertkunnande genom att medverka med råd och anvisningar som kan komma till nytta för projektet.
Håller kontakt med Värmeforsks kansli och kontaktperson i respektive forskningsgrupp inom Värmeforsk.

Referensgruppen har inte befogenheter att ta beslut som påverkar kostnad eller tidplan för projektet. Detta innebär även att projektledaren inte kan hänföra kostnadsöverskridanden eller förseningar till referensgruppen.

Referensgruppsmöten

Projektledaren kallar till referensgruppsmöte. Om ej annat specificerats bör minst två referensgruppsmöten hållas:

I projektets inledande skede.
När preliminär slutrapport föreligger.

Innan referensgruppsmöte skall rapporten i god tid ha delgivits alla referensgruppsdeltagarna. Om någon önskar lämna referensgruppen eller rollen som kontaktperson skall detta snarast anmälas skriftligen till Värmeforsks kansli.

Senast uppdaterad fredag 16 oktober 2009